ビジネスメールは、社内外の信頼関係を築くうえで欠かせない基本スキルのひとつです。
本ページでは、ビジネスメールの基本ルールと、受け取った人に好印象を与える書き方について、「何に気をつければよいか」「どのような表現が適切か」を丁寧に解説しています。 新人・若手社員の指導や、社内向け研修資料としての活用も想定しています。必要に応じて、社内資料として一部引用・再構成いただいて構いません（出典明記いただけると有難いです）。
ビジネスメールは、社内外の信頼関係を築くうえで欠かせない基本スキルのひとつです。「たかがメール」と思われがちですが、文面の印象が相手の信頼感・安心感・迅速な意思決定に直結するため、社会人・ビジネスパーソンにとって重要な基礎能力といえます。
以下の2つのメールタイトルを受け取った人の立場で比べたとき、どちらが好感を持てますか？１） Re: 御社を訪問させていただく件２） 弊社にお越しいただく件多くの方が好感を持てるのは２）と感じることでしょう。でも、相手からのメールに返信する際、単純に「返信」としてしまえば、１）のようになってしまうのは皆様よくご存じの通りです。送信前にメールのタイトルを修正するのは面倒でしょうが、ちょっとした手間をか...
ビジネス文書とは異なり、返信や転送が容易なビジネスメールにおいては、署名を付けない本文のみのメールもしばしば見受けられます。携帯やスマホでのメールやり取りでは、署名は余計なものと言えるかもしれません。しかし、ビジネスメールにおける署名は重要と私は思います。「受け取ったメールに対して確認したいことがあるが、メールでやり取りするよりも電話で話す方が良さそう」といった場合、メールの署名欄に電話番号が記載...
出張や休暇で長期間メールにアクセスできないことがあると、その間に届いていた大量のメールの処理に追われるというご経験をお持ちの方が多いと思います。そういう場合、どういう手順でメールを処理なさっていますか？１）古いメールから順番に返信していく２）新しいメールから順番に返信していく１）の処理法だと、時系列順に状況の変化を辿ることができますので、1つずつ片づけていくには適しています。ただし、同じ案件につい...
所属組織や仕事上の案件など、何らかのメーリングリストに入っている方が多いことと思います。メーリングリスト宛のメールを受け取ったとき、「送信者個人宛に返信すべきメールをメーリングリスト宛に送ってしまい、恥ずかしい思いをした」との経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか？メーリングリストの設定に依存するため、一概には言えませんが、「返信」としたメールの宛先がメーリングリストとなっていないか？を確認し...
メーラ（メールソフト）、Webメールを問わず、自動振り分け等の設定を行っていない限り、受信したメールは「受信箱（受信トレイ）」フォルダに格納されるのが一般的です。そのため、日々多くのメールを受け取っていると受信箱に数多くのメールが溜まってしまい、その結果、重要なメール、対応が急がれるメールを見落としてしまったという経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。受信メール（及び送信メール）を案...
受け取ったビジネスメールに返信するとき、単に「返信」あるいは「全員に返信」として返信するとタイトルが「Re: 御社を訪問させていただく件」のようになってしまうため、返信内容に応じてタイトルを修正するのが望ましいと 「ビジネスメールのタイトル」でご紹介させていただきました。タイトルだけでなく、宛先にも留意することをお勧めいたします。もちろんメールアドレスは貴方のメールアドレスとなっているはずですが、...
ビジネスメールであっても、手紙や葉書ほど作法が厳格でなく、あまり気を遣わずに送ることができるのはメールの利点の1つと言えるでしょう。とはいえ、ビジネスメールだからこそ守った方が良い作法もあります。その一つが冒頭に書く挨拶文ではないでしょうか。以下に幾つかの文例をご紹介いたします。（１）よくメールをやり取りしている相手の場合「××です。 いつも大変お世話になっております。」（２）久々にメールをお送り...
相手にお願いをする場合のメールには気を遣うことが多いかと思います。以下に幾つかの文例をご紹介いたします。「つきましては、 ○○様のご意見をお聞かせいただきたく、 ご多用のところを恐縮ですが、ご協力を賜りますよう、お願い申し上げます。」「ご多忙のところを大変恐縮ですが、 ○○様のお時間を賜りたく存じます。 ご快諾いただけるようでしたら、 ○○様のご都合が良い日時をご提示いただけると幸甚です。」「つき...
最も気を遣うのは、謝罪文かと思います。以下に幾つかの文例をご紹介いたします。「私の注意不足により、××の記述を誤ってしまいました。 ○○様のお手を煩わせてしまい、大変申し訳ございませんでした。」「御社の皆様に多大なご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。 また、対応が遅くなりましたこと、あわせてお詫び申し上げます。」「この度は弊社の不手際により、 ○○様に多大なご迷惑をおかけして大変申し訳...
冒頭の挨拶文と同様、結びの文章（末文）においても、（手紙とは異なり）メールではあまり厳格な作法はありません。以下に文例をご紹介いたしますので、ご参考になさって下さい。「今後ともどうぞ宜しくお願いいたします。」「御社の益々のご発展を祈念しております。」「末筆ながら、 時節柄、ご自愛のほど、お祈り申し上げます。」
メールでのやり取りが日常化していると、ついつい全てメールに頼りがちとなりますが、メールが万能でないことは言うまでもありません。メールよりも電話の方が適切な場合もあります。いずれが適切か、その都度、判断すべきところですが、ご参考までに、メール・電話の使い分けの目安を以下に示します。＜メールが適切な場合＞・ファイル添付が必要な場合・記録として残しておきたい場合・複数人への同報が必要な場合＜電話が適切な...
いただいたメールには受け取り確認を兼ねて、速やかに返信するのがビジネスマナーですが、何事にも例外はあるもの。以下のようなケースでは、むしろ返信を急がない方が良いかもしれません。1)返信しないことが何らかの意思表示になると思われるケース・賛同を求めるメールに対して、賛同したくはないが、 あからさまに反対するのは躊躇われるケース・送信者の勘違いや思い込みがあり、 そのことに気付いた本人から再度メールが...