実務で使える!ビジネスメールの基本ルールと好印象を与える書き方
ビジネスメールは、社内外の信頼関係を築くうえで欠かせない基本スキルのひとつです。
本ページでは、ビジネスメールの基本ルールと、受け取った人に好印象を与える書き方について、
「何に気をつければよいか」「どのような表現が適切か」を丁寧に解説しています。 新人・若手社員の指導や、社内向け研修資料としての活用も想定しています。
必要に応じて、社内資料として一部引用・再構成いただいて構いません(出典明記いただけると有難いです)。
ビジネスメールはなぜ重要か?
ビジネスメールは、社内外の信頼関係を築くうえで欠かせない基本スキルのひとつです。
「たかがメール」と思われがちですが、
文面の印象が相手の信頼感・安心感・迅速な意思決定に直結するため、
社会人・ビジネスパーソンにとって重要な基礎能力といえます。
ビジネスメールの書き方ガイド 記事一覧
ビジネスメールのタイトル
ビジネスメールのタイトル設定と注意点ビジネスメールにおいて、件名(タイトル)は受信者に最初に伝わる情報です。内容を端的に表すタイトルが付いていないと、相手に不信感を与えたり、見落とされたりするリスクがあります。ここでは、ビジネスメールにおけるタイトル設定のポイントを整理します。タイトル次第で相手の印...
ビジネスメールの署名
ビジネスメールの署名:相手に安心感を与える小さな心配りビジネスメールにおける「署名」は、受信者に安心感と信頼感を与える重要な要素です。簡潔で要点の押さえられた署名があることで、相手は発信者の立場や連絡手段をすぐに把握でき、やり取りがスムーズになります。ここではビジネスメールにおける署名の意義と、実務...
溜まったメールの処理法
溜まったメールの処理法:読む順と返信順を分けてみる出張や休暇などでしばらくメールにアクセスできなかった後、大量の未読メールの処理に追われたという経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。そういう場合、どういう手順でメールを処理なさっていますか?古いメールから処理?新しいメールから?典型的な処理方法...
メーリングリスト宛メールへの返信
メーリングリスト宛メールへの返信:送信相手をよく確認してから社内のプロジェクトや部門連絡、社外の共同作業などで、メーリングリスト(ML)を使った情報共有の機会は多いものです。便利な反面、返信先を誤ることで思わぬ恥ずかしい思いをした経験をお持ちの方もいるのではないでしょうか?「うっかり全体返信」は誰に...
ビジネスメール整理術
ビジネスメール整理術:受信箱を「対応が必要なメール」だけに絞るシンプル運用毎日多くのビジネスメールをやり取りしていると、受信箱がすぐに埋まり、重要な連絡や対応が必要な案件を見落としてしまいがちです。「案件ごと」「取引先ごと」にフォルダ分けすれば後で探しやすい反面、フォルダ分けそのものが面倒で続かない...
ビジネスメール返信時の「宛先表記」
ビジネスメール返信時の「宛先表記」―わずかな配慮が印象を変えるビジネスメールでは、タイトルや宛先といった「細かい部分」こそが、送信者の印象を大きく左右します。返信時にタイトルをそのままにせず、内容に合わせて修正する重要性は、「ビジネスメールのタイトル」でもご紹介しました。実は「宛先の表記」も、わずか...
ビジネスメールのお役立ち文例(冒頭挨拶)
ビジネスメールお役立ち文例:冒頭挨拶の「失敗しない使い分け」と+αの配慮ビジネスメールの文例はネット上に数多く存在しますが、「どう使い分ければよいか」「この表現で本当に失礼がないか」と不安に思う方も多いのではないでしょうか。社外の方とメールでやりとりする際は、たとえ頻繁にやり取りする相手であっても、...
ビジネスメールのお役立ち文例(依頼文)
ビジネスメールお役立ち文例:依頼文で重要な配慮と柔軟な姿勢ビジネスメールで何かをお願いする依頼文は、文例自体はネット上に数多くありますが、「どこまで丁寧に書くべきか」「どの表現が最適か」迷うことも多いのではないでしょうか。本記事では、主に社外(取引先・顧客)への依頼を想定し、よくあるNG例、標準的な...
ビジネスメールのお役立ち文例(謝罪文)
最も気を遣うのは、謝罪文かと思います。以下に幾つかの文例をご紹介いたします。「私の注意不足により、××の記述を誤ってしまいました。 ○○様のお手を煩わせてしまい、大変申し訳ございませんでした。」「御社の皆様に多大なご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。 また、対応が遅くなりましたこと、あわ...
ビジネスメールのお役立ち文例(末文)
冒頭の挨拶文と同様、結びの文章(末文)においても、(手紙とは異なり)メールではあまり厳格な作法はありません。以下に文例をご紹介いたしますので、ご参考になさって下さい。「今後ともどうぞ宜しくお願いいたします。」「御社の益々のご発展を祈念しております。」「末筆ながら、 時節柄、ご自愛のほど、お祈り申し上...
メールと電話の使い分け
メールでのやり取りが日常化していると、ついつい全てメールに頼りがちとなりますが、メールが万能でないことは言うまでもありません。メールよりも電話の方が適切な場合もあります。いずれが適切か、その都度、判断すべきところですが、ご参考までに、メール・電話の使い分けの目安を以下に示します。<メールが適切な場合...
ビジネスメールの返信は急ぐべき?
いただいたメールには受け取り確認を兼ねて、速やかに返信するのがビジネスマナーですが、何事にも例外はあるもの。以下のようなケースでは、むしろ返信を急がない方が良いかもしれません。1)返信しないことが何らかの意思表示になると思われるケース・賛同を求めるメールに対して、賛同したくはないが、 あからさまに反...