溜まったメールの処理法：読む順と返信順を分けてみる

 

出張や休暇などでしばらくメールにアクセスできなかった後、大量の未読メールの処理に追われたという経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

 

そういう場合、どういう手順でメールを処理なさっていますか？

 

古いメールから処理？新しいメールから？

典型的な処理方法として、次の2通りが考えられます。

 

�@ 古いメールから順番に返信していく→ 内容の経緯が分かりやすく、時系列にも沿っている→ ただし、すでに解決済のメールへの対応に時間を費やしてしまうリスクがある

 

�A 新しいメールから順番に返信していく→ 現時点で必要な対応から処理できる→ ただし、前提となるやりとりを読まないまま返信してしまう恐れがある

 

 

おすすめは「読むのは古い順、返信するのは新しい順」

古いメールから順番に全てに目を通しておくことで、やりとりの流れや相手の意図を正しく把握できます。

そのうえで、最新の情報から対応を開始すれば、現在の状況に即した判断とアクションが可能になります。

 

たとえば、以下のような順で処理してみてはいかがでしょうか。

 

1.古いメールから最新メールまで、時系列でざっと読む（この時点では返信はしない）→ 会話の流れや結論の有無、処理の必要性・重要性・緊急度を確認する

 

2.返信が必要なメールにフラグや目印をつけておく→ 返信不要な連絡やCCだけの通知はここで処理完了としてOK

 

3.フラグをつけたメールを、新しいものから順に、優先度も考慮しながら返信していく→ 最新の状況を踏まえた上での対応が可能

 

まとめ

溜まったメールの処理においては、「どこから手をつけるか」が大きな悩みの種とも言えますが、「読む順」と「返信順」を分けることで、無駄なく的確な対応が可能になります。
・読むのは古い順（流れを把握）

 

・返信するのは新しい順（状況に即した対応）

 

実践するのはなかなか難しいかもしれませんが、一度試してみれば、処理の効率と精度が高まることを実感できるかもしれません。